In Amphia worden veel ECG’s (hartfilmpjes) gemaakt. Daarvoor staan op strategische plekken in het ziekenhuis ECG-karren, die worden gebruikt door verpleegkundigen, laboranten en doktersassistenten om de elektrische werking van iemands hart te onderzoeken. Eind 2020 kwam het einde van de levensduur van deze karren in zicht en inmiddels heeft het ziekenhuis geïnvesteerd in nieuwe. Daarbij was een grote wens om met één keer ‘bliepen’ snel en eenvoudig een ECG te kunnen maken, waarbij achter de schermen alles automatisch op de juiste manier wordt opgeslagen en afgehandeld. Nu dit project bijna afgerond is en de laatste openstaande punten afgerond worden, kijken we met een aantal betrokkenen terug en vooruit.
Brede groep betrokkenen
‘In november 2021 hebben we de eerste gesprekken gevoerd over de vervanging van de ECG-karren’, vertelt Ester Verhoeven, MTL (meewerkend teamleider) Cardiologie. ‘Omdat veel collega’s deze apparatuur gebruiken, hebben we met een brede groep gesproken over een goed programma van eisen voor de nieuwe karren. Denk aan artsen, verpleegkundigen én deskundigen op het gebied van inkoop, EPD (elektronische patiëntendossier) en medische technologie. Het werkproces stond daarbij centraal, waarbij we een onderscheid maakten tussen de polikliniek en de verpleegafdelingen. We hebben samen bekeken op welke punten we het bestaande proces wilden aanpassen om slimmer te kunnen werken.’
Programma van eisen
Ester: ‘Daaruit kwamen tientallen eisen en wensen naar voren, onder meer op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. Denk aan de ergonomische eigenschappen van de kar, de leesbaarheid van het ECG, de koppelmogelijkheden en de onderhoudsvriendelijkheid. De belangrijkste eisen hebben we als knock-out-criteria opgenomen in de inkoopprocedure. Vervolgens hebben we verschillende karren getest tijdens proefplaatsingen in Amphia. We hebben daarbij gevraagd naar de ervaringen van verschillende afdelingen, zoals de polikliniek en de verpleegafdeling Cardiologie, de Acute Opnameafdeling (AOA), de Spoedeisende Hulp (SEH) en de kinderafdeling. Ook zijn we gaan kijken bij andere ziekenhuizen, zodat we hun ervaringen konden meenemen in onze besluitvorming.’
Met de karren aan de slag
Uiteindelijk viel de keuze op GE (General Electric) als leverancier en konden de nieuwe ECG-karren worden gekocht. Dat was het begin van een nieuwe gezamenlijke inspanning. ‘We hebben een brede projectgroep samengesteld om iedereen te betrekken en de taken te verdelen’, vertelt projectleider Alicia Damen. ‘We wilden het proces voor de gebruikers van deze karren zo eenvoudig mogelijk maken. Dat vroeg aan de achterkant veel nadenk- en regelwerk. We moesten verschillende systemen aan elkaar koppelen om alle data goed en veilig beschikbaar te maken en op te slaan. Vanwege onze specifieke manier van werken, dacht de leverancier ook met ons mee om tot een goede oplossing te komen.’
Een waterdichte registratie
De koppeling tussen de oude ECG-karren en het EPD werkte niet altijd even goed. ‘ECG’s werden soms niet correct verwerkt in ons systeem en niet altijd goed toegewezen aan een afdeling en aanvrager en daarmee aan een diagnose (DBC)’, vertelt Nico Mijnders, applicatiecoördinator EPD. ‘Dat hebben we nu beter geregeld. Een ECG wordt altijd gekoppeld aan een bestaande order. Als deze niet bestaat, dan maakt de ECG-kar zelf een order aan. Daardoor wordt iedere ECG toegevoegd aan het dossier van de juiste patiënt en ook in rekening gebracht. Doordat de registratie nu honderd procent is, is het aantal gedeclareerde ECG’s nu ruim twee keer zo hoog als in de oude situatie.’
Alle data opslaan en makkelijk delen
Nico: ‘De geavanceerde apparatuur in de nieuwe karren berekent zo’n 120 discrete waarden van een ECG. De voornaamste zijn de hartfrequentie, de QT-tijd en de QTc-berekening. Die brengen we dan ook steeds in beeld. Waar nodig passen we dit eenvoudig aan. Bijvoorbeeld voor de anesthesiologen, die voor hun werk weer nét andere parameters nodig hebben. We slaan daarom alle discrete data op, ook omdat die wellicht waardevol is bij voortschrijdend inzicht of in toekomstig wetenschappelijk onderzoek. Alle ECG’s zijn met één klik op te roepen vanuit iemands EPD én gemakkelijk te delen met andere zorginstellingen.’
Koppelen en testen
Natuurlijk moet de juistheid en veiligheid van patiëntgegevens altijd gewaarborgd zijn. Daar is Ryan Oerlemans vanuit IMT mee bezig geweest. ‘Samen met onze collega’s van ICT richten we de apparatuur en de achterliggende servers zó in dat gegevens correct en veilig worden opgeslagen in de programma’s Epic en het PACS (het centrale digitale beeldenarchief van het ziekenhuis). Dat was een flinke klus door alle verschillende veldjes en talen, maar het is gelukt: de nieuwe ECG-apparatuur, ons EPD en onze andere systemen zijn op de juiste manier gekoppeld. Dat hebben we uitgebreid getest tijdens een volledig gekoppelde proefplaatsing. Als gebruiker kun je nu echt met één keer ‘bliepen’ alles goed opslaan. Bij patiënten die op een verpleegafdeling liggen, scan je eenvoudig het polsbandje, waarna hun gegevens direct in beeld komen. De ECG wordt zo op de juiste manier in het systeem opgenomen.’
Maatwerk
En er was nog een uitdaging: niet alle nieuwe ECG-karren zijn precies hetzelfde. Ester: ‘Sommige afdelingen hebben hier speciale eisen en wensen voor. De kinderafdeling vereist bijvoorbeeld een ECG-kar met plakkers in plaats van een zuigsysteem. De SEH beschikt daarom over een ECG-kar met beide varianten. Bij de controle van pacemakers gebruiken we de ECG-apparatuur dan weer in een bureauopstelling, omdat dit het meest praktisch is. Op deze manier hebben we zo veel mogelijk rekening gehouden met alle eisen en wensen.’
Openstaande punten en wensen
De komende tijd worden de laatste openstaande punten opgelost, in goed overleg met de leverancier. Ryan: ‘De grootste wens die nog op ons lijstje staat, is wel dat gebruikers makkelijker kunnen inloggen op de ECG-karren. Inloggen is vanwege de veiligheid en de MDR-wetgeving verplicht, maar dat kan nu alleen door je gebruikersnaam en wachtwoord in te tikken. Dat kan makkelijker en sneller, hoopten wij. Gewoon je personeelspas voor een kaartlezer houden en klaar. Maar helaas … die optie biedt deze apparatuur nog niet. In Nederland zijn we blijkbaar toch wat vooruitstrevender in dit soort zaken. Ook was het nog geen eis in het inkoopproces, omdat die nieuwe wetgeving pas nét gepubliceerd was. Maar deze aanpassing is dus aangevraagd.’
Nog veel vaker samenwerken
Alicia: ‘Samen met alle betrokkenen hebben we dit project tot een goed einde gebracht. We hebben een mooi resultaat weggezet, dat we gerust multidisciplinair mogen noemen. Het is ook waardevol dat zo veel collega’s zo intensief met dit project bezig zijn geweest en meegedacht hebben over oplossingen voor elkaars afdeling. Met dit project sorteren we alvast voor op de toekomst, van Amphia in het algemeen en de afdeling Cardiologie in het bijzonder. Het laat zien dat we door samen na te denken met slimme oplossingen kunnen komen waarmee we ons werk sneller kunnen doen en daardoor méér tijd kunnen besteden aan onze patiënten. Daar doen we het tenslotte allemaal voor.’
