Hoe kunnen we ons werk nóg slimmer organiseren? Die vraag staat centraal binnen het programma Zorgvereenvoudigers. Daarin kijken collega’s hoe we met praktische stappen de werkdruk kunnen verlagen, de kwaliteit kunnen verbeteren en het werkgeluk kunnen verhogen. ‘Dit draagt ook bij aan het behoud van medewerkers’, stellen Chantal van Dorst en Christiaan Hol van de kenniskern Procesverbetering & Innovatie.
Vanzelfsprekend verbeteren
‘Het doel is dat iedere medewerker verbeteringen door kan voeren in zijn of haar eigen werkproces, waardoor de werkdruk afneemt en de kwaliteit van de patiëntenzorg verbetert. Daarnaast draagt het programma bij aan de autonomie, ontwikkeling en ontplooiing van onze medewerkers – en daarmee aan de waardering voor hun inzet en hun werkplezier. Bij voorkeur gaat het om laagdrempelige procesverbeteringen die ziekenhuisbreed opgeschaald kunnen worden. Verbeteren moet uiteindelijk voor iedereen vanzelfsprekend worden.’
Collega’s betrekken
‘Het programma Zorgvereenvoudigers is begonnen met individuele gesprekken met een groot aantal leidinggevenden. Centrale vraag daarbij was: heb jij collega’s op je afdeling die ideeën en ambities hebben om te verbeteren, maar die nu misschien niet goed weten hoe ze die kunnen bereiken? En die daarbij een voortrekkersrol willen vervullen binnen hun afdeling? Die collega’s hebben zich, in overleg met hun leidinggevende, aangemeld voor het programma Zorgvereenvoudigers en een 5-daagse opleiding Lean Green Belt. Zij zijn daarbij binnen hun afdeling aan de slag gegaan met verbeteringen in de werkprocessen waar patiënten én collega’s echt iets aan hebben.’
Meer begrip en inzicht
‘We willen al tijdens de opleiding de kruisbestuiving stimuleren. Daarom zorgen we voor een goede mix in de opleidingsgroepen: van de 12 deelnemers waaruit zo’n groep bestaat, komen er circa 8 vanuit de zorgkernen en 4 vanuit de kennis- en servicekernen. Door elkaar te betrekken bij de opdrachten, ontstaat wederzijds begrip en inzicht in elkaars werkprocessen. Natuurlijk is het ondoenlijk om ruim 5000 collega’s zo te trainen. Daarom hebben we in eerste instantie gezocht naar gemotiveerde collega’s die als ambassadeur hun kennis en kunde gaan verspreiden binnen Amphia, zodat uiteindelijk iedereen meegaat in een cultuur van continu verbeteren.’
De opleiding is pas het begin
‘De opleiding is niet vrijblijvend en houdt ook niet op bij het behalen van het certificaat. Het doel is om na de eerste verbeteropdracht op de eigen afdeling meerdere opdrachten op te pakken, waarbij collega’s actief worden betrokken. We bieden daarbij coaching aan en organiseren intervisiebijeenkomsten. Zo willen we de kennis, kunde en het enthousiasme van onze Zorgvereenvoudigers verspreiden naar andere afdelingen en van elkaar blijven leren.’
Inzet studenten
‘Een onderdeel van dit programma is de inzet van studenten (Technische) Bedrijfskunde en Mens en Techniek. Zij bedenken en implementeren in opdracht van een afdeling een oplossing voor een probleem. Avans Hogeschool is hiervoor sinds 2019 een vaste partner. Als kenniskern zorgen wij voor de selectie en begeleiding van de studenten en we organiseren kennisdelingssessies en voortgangsbijeenkomsten voor de studenten, hun begeleiders en andere geïnteresseerden. De inbreng van de studenten leidt vaak tot verfrissende ideeën.’
Mooie resultaten
‘Een van de uitdagingen was bijvoorbeeld dat verpleegkundigen op de afdeling Cardiologie vaak misgrepen als ze bepaalde materialen nodig hadden in een patiëntenkamer. Daardoor moesten ze naar de centrale voorraad lopen en de patiënt een tijdje alleen laten. In samenwerking met Logistiek en Housekeeping hebben we het werkproces geoptimaliseerd en samen met de verpleegkundigen hebben we het gewenste assortiment bepaald. Uiteindelijk viel de keuze op een uniforme indeling van de lades met daarbij foto’s van wat én hoeveel erin hoort te liggen. Dat heeft het werkcomfort en de veiligheid voor patiënten aanzienlijk verbeterd. Een mooi resultaat.’
''Het programma Zorgvereenvoudigers zorgt daarnaast voor meer verbinding, intern en met de buitenwereld''
Verbinding
‘Het programma Zorgvereenvoudigers zorgt daarnaast voor meer verbinding, intern en met de buitenwereld. De zorg is best een gesloten bolwerk. Bij de inzet van studenten zijn sommigen sceptisch: wat kunnen bedrijfskundigen in opleiding ons nu brengen? Die weten toch niks van de zorg? Klopt, maar ze weten wel veel van processen en hebben tijdens hun studie veel waardevolle methoden en technieken geleerd. Omgekeerd geldt trouwens hetzelfde. Studenten bedrijfskunde denken: wat heb ik nou in de zorg te zoeken? Door hen aan de slag te laten gaan met verbeteropdrachten, ontdekken ze dat er in een ziekenhuis meer gebeurt dan mensen opereren en verplegen. Bovendien zien we een waardevolle interactie ontstaan, waarbij studenten en zorgprofessionals van elkaar leren en elkaar versterken.’
Elkaar inspireren
‘De komende jaren gaan we het programma stap voor stap verder uitbouwen. We willen in Amphia een cultuur ontwikkelen van continu verbeteren, leren van elkaar en ons werk telkens weer nét iets slimmer doen. De afdelingen zijn hiermee begonnen en inspireren elkaar inmiddels met goede oplossingen. Als kenniskern ondersteunen we deze ontwikkeling waar nodig. We werken daarbij samen met de Innovatie Hub, met de Amphia Academie en de andere afdelingen. Zo kunnen we collega’s met vragen altijd op de juiste manier helpen.’
Tijd investeren om tijd te winnen
‘Continu verbeteren vraagt een andere leiderschapsstijl. Nieuwe leidinggevenden worden in deze manier van denken al meegenomen in het management development-traject. De huidige managers en teamleiders bieden we later een programma aan, zodat ook zij leren om hun medewerkers op de juiste manier te stimuleren en te begeleiden en om hier ook voldoende tijd voor vrij te maken. Inmiddels zijn wij ervan overtuigd dat continu verbeteren uiteindelijk tijd oplevert en dat is met de hoge werkdruk waar we mee te maken hebben zeer welkom.’
